Informativa sulla protezione dei dati personali

GriMas s.r.l. – Unica sede a 80069 Vico Equense (NA), Via Belvedere, 2, si impegna costantemente ad adottare soluzioni tecniche ed organizzative volte a garantire elevati standard di liceità, sicurezza e protezione nel trattamento dei Dati personali. A tal fine vengono implementati i requisiti del Regolamento generale sulla protezione dei dati dell’Unione Europea (di seguito nel testo “GDPR” acronimo di General Data Protection Regulation) e di altre disposizioni di legge, comprese, in particolare, quelle del Codice in materia di protezione dei dati personali (di seguito “Codice della privacy” o “Codice”).

1. Chi è il titolare del trattamento dei dati?

GriMas s.r.l. (di seguito nel testo “GriMas”), con sede a 80069 Vico Equense (NA), Via Belvedere, 2, è titolare del trattamento dei Suoi dati personali secondo l’accezione del GDPR e del Codice.
Per la predisposizione di preventivi e/o contratti di assistenza e/o forniture sciolte e/o interventi di prestazione tecnica, per dare esecuzione ai stessi, GriMas tratterà determinati dati personali per le finalità indicate nella presente informativa sulla protezione dei dati.

2. Quali dati trattiamo?

Per dati personali si intende qualsiasi tipo di informazione relativa a una persona fisica/giuridica identificata o identificabile (di seguito “Dati”). Nell’ambito della predisposizione di preventivi e/o contratti di assistenza e/o forniture sciolte e/o interventi di prestazione tecnica, della preventivazione, conclusione e dell’esecuzione tra cliente e GriMas, trattiamo i Suoi Dati personali nei limiti di quanto consentito dalla legge, tenendo conto soprattutto del principio della minimizzazione dei dati. Ciò riguarda in particolare le seguenti informazioni:

• Dati da Lei forniti: nel richiedere e ricevere un preventivo/assistenza tecnica, nel presentare richiesta, ovvero durante l’esecuzione, ci dovrà fornire alcune informazioni. A seconda del tipo di Richiesta per cui fa domanda, ci potrebbe fornire le seguenti informazioni (l’elenco che segue non intende essere esaustivo, ma è riportato esclusivamente a titolo esemplificativo): il Suo nome e cognome, i Suoi recapiti (compresi indirizzo, numero di telefono e casella di posta elettronica), dati del conto, codice fiscale, informazioni del suo impianto (marca, modello, costruzione, matricola). Il conferimento di tali informazioni costituisce un requisito necessario per la conclusione del servizio; la mancata comunicazione di tali dati può comportare l’impossibilità di concludere il Contatto con GriMas e l’impossibilità, da parte della stessa, di fornire i relativi servizi e prodotti.

• Dati raccolti da terze parti: nell’ambito della fase iniziale del Contratto e dell’esame della Sua domanda, useremo anche Dati personali che ci verranno forniti da terze parti. Questi Dati comprendono, ad esempio, una serie di dati provenienti da banche dati di valutazione del merito creditizio, pubbliche e private (come, rispettivamente, la Centrale dei Rischi e sistemi di informazioni creditizie) concessionari autorizzati di GriMas e altre terze parti e banche dati (come la Centrale d’Allarme Interbancaria, il Registro Informatico dei Protesti).

• Categorie particolari di dati personali: di norma, evitiamo di raccogliere e trattare categorie particolari di dati personali, qualora, in casi specifici dovessimo raccogliere ovvero trattare categorie particolari di dati personali (per esempio dichiarazioni sullo stato di salute rese per fini fiscali), al fine di conseguire le finalità indicate di seguito, tratteremo sempre questi dati conformemente alle disposizioni di legge e ai requisiti indicati nella presente informativa sulla protezione dei dati.

3. Su quali basi giuridiche tratteremo i Suoi Dati?

Tratteremo i suoi Dati esclusivamente laddove consentito dalle disposizioni di legge applicabili. Nello specifico, tratteremo i Suoi Dati sulla base degli artt. 6 e 9 GDPR e sulla base del consenso ai sensi dell’art. 7 GDPR, nonché in conformità alle corrispondenti norme del Codice:

• Consenso (art. 6(1) paragrafo 1(a), art. 7 GDPR, e, se applicabile, art. 9(2) (a): tratteremo determinati Dati esclusivamente in presenza del Suo preliminare, libero ed espresso consenso. Lei ha la facoltà di revocare il consenso prestato in qualsiasi momento con effetto per il futuro.
• Esecuzione di un contratto o di misure precontrattuali (art. 6(1) paragrafo 1(b) GDPR): al fine di stipulare il Suo Contratto/Richiesta con GriMas e di dare esecuzione allo stesso, abbiamo bisogno di avere accesso a determinati Dati.
• Conformità con un obbligo legale (art. 6(1) paragrafo 1(c) GDPR): GriMas è soggetta a una serie di prescrizioni normative. Al fine di garantire la conformità con tali prescrizioni, dobbiamo trattare determinati dati.
• Salvaguardia di interessi legittimi (art. 6(1) paragrafo 1(f) GDPR): GriMas tratterà determinati dati al fine di tutelare i propri interessi, ovvero interessi di terze parti. Questo, tuttavia, si applica soltanto qualora, nella fattispecie concreta, non prevalgano i Suoi interessi.

4. Per quali finalità tratteremo i Suoi Dati?

Tratteremo i Suoi Dati esclusivamente per le finalità consentite dalla normativa sulla protezione dei dati. Questo riguarda le seguenti finalità: i) finalità da Lei preventivamente approvate; ii) trattamento di dati al fine di dare esecuzione al nostro Contratto/Prestazione; iii) esecuzione di misure precontrattuali dietro Sua richiesta; iv) adempimento degli obblighi legali a cui siamo soggetti (ivi compresi obblighi e disposizioni di legge stabiliti dalle autorità competenti); v) salvaguardia dei nostri interessi legittimi o degli interessi legittimi di terze parti, fatto salvo il caso in cui i Suoi interessi prevalgano sugli stessi; vi) esercizio dei nostri diritti e adempimento dei nostri obblighi nell’ambito delle leggi sulla sicurezza sociale e sulla protezione sociale; vii) accertamento, esercizio ovvero difesa di un diritto o pretesa legale; viii) per ragioni di interesse pubblico rilevante; ix) marketing e pubblicità, in particolare attività di marketing diretto.
Tra le altre cose, tratteremo i Suoi dati per le finalità specifiche di seguito riportate. La preghiamo di notare che questo non è un elenco completo ed esaustivo delle singole finalità, ma esclusivamente una serie di esempi tesi a illustrare le finalità di cui sopra.

          4.1 Finalità di trattamento relative al Contratto

Dobbiamo trattare i Suoi Dati soprattutto per dare esecuzione al Contratto/Prestazione con Lei stipulato/richiesto. Nell’ambito del Contratto, tratteremo i Suoi Dati in particolare per svolgere i seguenti compiti/attività:
a) Formulazione di preventivi: al fine di formularle uno o più preventivi da Lei valutabili in base alla Sue esigenze abbiamo la necessità di trattare alcuni Suoi dati personali.

b) Decisione in merito alla conclusione del Contratto: al fine di decidere se stipulare un Contratto con Lei, ed eventualmente a quali condizioni, dobbiamo esaminare e trattare i Dati che La riguardano, così come eventuali informazioni relative a precedenti rapporti con altre aziende della stessa famiglia merceologica/marchio, che saranno indispensabili per instaurare un rapporto di lavoro. Per stabilire se concederle o meno una fornitura, in base alla sua entità, possiamo esaminare la Sua affidabilità creditizia. In questo ambito, inoltre, comunicheremo alcuni Suoi Dati a banche dati di valutazione del merito creditizio.

c) Contattarla in relazione al Contratto/Assistenza: nell’ambito della fase iniziale della relazione precontrattuale e contrattuale e per tutta la durata del Contratto, potrebbe sussistere l’opportunità o la necessità di contattarla per ragioni connesse al Suo Contratto. A tal fine, abbiamo bisogno delle Sue informazioni personali.

d) Gestione del Contratto/Assistenza: le attività di gestione del contratto/assistenza comprendono la gestione, modifica, esecuzione e aggiornamento dei nostri accordi in generale; le finalità sono collegate, ad esempio, ad attività relative a pagamenti e riscossione. Le finalità di gestione del Contratto/Assistenza possono riguardare anche il garante e la persona coobbligata. In questo ambito, tratteremo i Suoi Dati personali e le informazioni che riguardano quest’ultima.

e) Servizio clienti: per offrirle un valido servizio clienti, tratteremo regolarmente i Suoi Dati, al fine, ad esempio, di darle assistenza in modo completo. Per le sole finalità di miglioramento del servizio di assistenza e la qualità dei processi, potremmo trattare i dati personali/le richieste di assistenza raccolte tramite la registrazione campionaria delle telefonate, nel rispetto della normativa privacy e delle prescrizioni del Garante per la protezione dei dati personali.

f) Recupero crediti: nell’ambito degli accordi stipulati, abbiamo la facoltà di svolgere attività finalizzate al recupero crediti. Per lo svolgimento di queste attività tratteremo i Suoi Dati, in particolare in presenza di debiti da saldare.

g) Gestione di richieste di risarcimento danni: se il suo impianto è oggetto di un contratto di assistenza, dove è prevista una copertura assicurativa, deve informarci di qualsiasi danno subito dall’oggetto del servizio di assistenza, indicandoci i dati necessari di tutte le persone/cose coinvolte. A questo proposito e per la soluzione delle questioni relative ai danni ai, potremo trattare i Suoi Dati.

h) Gestione della risoluzione del Contratto: tratteremo i Suoi Dati anche qualora il Contratto con Lei venga risolto, con o senza preavviso. Durante questo processo, potremo anche contattarla per discutere i termini della risoluzione del contratto.

i) Collaborazione con aziende collaboratrici: nel contesto della stipula del Contratto/Fornitura di servizi della gestione del Contratto e del servizio assistenza, GriMas potrebbe avvalersi, a seconda del caso, di aziende esterne in sub-appalto, aziende convenzionate le quali forniscono tutti i servizi di propria competenza. Al fine di assicurare un servizio clienti ottimale, nell’ambito di tale collaborazione GriMas condividerà con i suddetti soggetti i dati necessari. I collaboratori potranno contattarla in prossimità delle lavorazioni, al fine di concordare eventuali particolari per lo svolgimento del servizio di fornitura/assistenza.

j) Trasferimento a terze durante la fornitura del servizio: qualora per motivi organizzativi, la GriMas trasferisca ad altra azienda i propri contratti/interventi, la stessa sarà obbligata a rispettare il presente GPDR.

          4.2 Finalità di trattamento per rispettare gli obblighi legali

Siamo soggetti a vari obblighi di legge. Laddove necessario, tratteremo i Suoi Dati personali/Aziendali per garantire la conformità con tali obblighi.

Finalità amministrative, contabili e fiscali: GriMas tratterà i Suoi Dati anche per gestire il Suo contratto/intervento per finalità amministrative, contabili e fiscali.

          4.3 Finalità di trattamento basate su interessi legittimi

Trattiamo parte dei Suoi Dati al fine di salvaguardare gli interessi legittimi della GriMas, fatto salvo il caso in cui i Suoi interessi prevalgano su questi ultimi.

Controlli sulle vendite: al fine di migliorare continuamente i nostri prodotti e servizi, nonché l’esperienza del cliente, se necessario verranno predisposti dei report e delle analisi sulla base delle informazioni relative all’assistenza, che verranno condivise con i fornitori/produttori e/o con i partner della GriMas. L’obiettivo di queste analisi è principalmente quello di attuare misure per migliorare il funzionamento degli impianti, la risoluzione delle problematiche di funzionamento, la prevenzione di guasti e/o aggiornamento alle nuove funzionalità. Di norma, tuttavia, redigeremo i report di cui sopra esclusivamente in forma aggregata e anonimizzata. Questo significa che i dati inclusi non permetteranno ai destinatari dei report di trarre alcuna conclusione in merito alla Sua identità.

5. Per quanto conserveremo i Suoi Dati?

In conformità all’art. 5, co. 1, lett. e) del GDPR, conserveremo i Suoi Dati solo per il tempo necessario al trattamento degli stessi per le finalità per le quali sono trattati. Se tratteremo i Dati per più finalità, essi saranno cancellati automaticamente o salvati in un formato che non consenta di pervenire ad alcuna conclusione diretta in relazione alla Sua identità, non appena l’ultima finalità specifica sarà stata adempiuta. Affinché tutti i Suoi Dati siano cancellati o resi anonimi in linea con il principio di minimizzazione dei dati e in conformità all’art. 5, co. 1, lett. e) del GDPR, GriMas ha sviluppato un programma interno di cancellazione. I principi fondamentali secondo cui i Suoi Dati personali vengono cancellati in base a tale programma sono descritti qui di seguito.
In generale, conformemente a quanto previsto in merito agli obblighi di conservazione dei documenti ai fini contabili e le norme generali relative al termine ordinario di prescrizione delle azioni contrattuali, cancelleremo i Dati relativi al rapporto contrattuale decorso il termine decennale previsto dalla legge.
Nel caso in cui la richiesta di Preventivo non si finalizzi con la stipula del relativo contratto i Suoi Dati saranno di norma conservati in conformità al periodo di conservazione dei medesimi dati nei sistemi di informazioni interne, di norma pari a dodici mesi.

6. Come sono protetti i Suoi Dati?

Tratteremo i Suoi Dati personali sulla base degli obblighi di sicurezza relativi al trattamento dei dati ai sensi dell’art. 32 GDPR.
Al fine di garantire un adeguato livello di protezione dei Dati finalizzato ad arginare il rischio di utilizzo degli stessi in modo improprio od illecito, sono state implementate misure tecniche ed organizzative che rispettano gli standard IT riconosciuti a livello internazionale, tali misure sono costantemente sottoposte a verifica.

7. Con chi condivideremo i Suoi Dati?

Condivideremo i Suoi Dati con terzi esterni alla GriMas per le finalità indicate nella presente informativa sulla protezione dei dati. Durante la comunicazione e il trasferimento dei Suoi Dati adotteremo sempre misure adeguate per garantire che i Suoi Dati siano trattati, protetti e trasferiti conformemente alle disposizioni di legge applicabili. L’elenco aggiornato dei soggetti terzi individuati come “titolari autonomi” e “responsabili” è disponibile presso la sede della GriMas sopra indicata. Una copia di tale elenco potrà essere fornito previa richiesta scritta alla GriMas.

          7.1 Trasferimento di dati ai partner autorizzati della GriMas / fornitori di beni / intermediari finanziari

GriMas fornirà al Suo al fornitore del bene / all’intermediario finanziario – i quali sono designati da GriMas quali Responsabili del Trattamento – accesso a Dati specifici per la durata del contratto. Ai suddetti viene concesso un diritto di accesso, in particolare, al fine di fornirle assistenza, per dare esecuzione al Suo Contratto/Intervento di Assistenza fino al termine del rapporto contrattuale.
A tale riguardo, il Suo partner autorizzato / il fornitore del bene / l’intermediario finanziario assume in particolare, a titolo esemplificativo e non esaustivo, i seguenti compiti:
• Supporto tecnico per assistenza tecnica;
• Azioni di aggiornamento/richiamo di azioni preventive;
• Attività di fine durata contratto.

          7.2 Trasferimento di dati ad altri terzi

Potremo inoltre trasferire i Suoi Dati ad altri terzi, nella misura in cui ciò sia necessario o opportuno per il raggiungimento delle finalità di cui ai punti 3 e 4, oppure nell’ambito di qualsiasi obbligo di legge in materia di informazioni e di reportistica.
Tali terzi sono, in particolare, fornitori esterni di servizi ivi inclusi servizi IT, consulenti esterni o collaboratori, nell’ambito dei seguenti contesti:
a) imbustamento, smistamento e trasmissione delle comunicazioni alla clientela, nonché archiviazione e conservazione sostitutiva di dati;
b) fornitura e gestione di procedure amministrative e di sistemi informatici, di reti di comunicazione e di sistemi di protezione e sicurezza;
c) attività di assistenza alla clientela;
d) servizi di recupero crediti e di attività collaterali, quali contatti e solleciti telefonici;
e) attività di informazioni commerciali svolte da società esterne con le autorizzazioni di legge nel rispetto delle normative vigenti, organizzazione di eventi o di campagne pubblicitarie, rilevazione del grado di qualità dei prodotti e servizi, indagini di mercato;
f) attività di consulenza professionale e assistenza.
GriMas designerà tali terzi quali Responsabili del Trattamento, nel caso in cui sussistano le relative condizioni, e in ogni caso vincolerà tali terzi a mantenere la riservatezza in relazione ai Suoi Dati.

          7.3 Trasferimento di dati a paesi al di fuori dell’Unione europea

Se nell’ambito dei procedimenti per il trattamento dei dati descritti al punto 8 che precede i Suoi Dati sono trattati in paesi al di fuori dell’Unione europea o dello Spazio economico europeo (“SEE”), GriMas garantirà che i Suoi Dati siano trattati in conformità agli standard europei in materia di protezione dei dati. Nella misura necessaria e per garantire la sicurezza dei trasferimenti di dati ai destinatari in paesi terzi al di fuori dell’UE o del SEE, utilizzeremo contratti sul trasferimento di dati sulla base delle clausole contrattuali standard dell’UE ai sensi dell’art. 46, co. 2, del GDPR o di altre disposizioni che consentano un trasferimento di dati ai sensi della normativa sulla protezione dei dati, le quali comprendono anche l’adozione di misure tecniche e organizzative adeguate per la protezione dei dati trasferiti.
Diversi paesi al di fuori dell’UE sono già stati riconosciuti ufficialmente dall’UE come paesi che garantiscono un livello di protezione dei dati simile e adeguato (un elenco aggiornato di tali paesi è disponibile al seguente link: http://ec.europa.eu/justice/data-protection/international-transfers/adequacy/index_en.htm). Ciò significa che, conformemente alle disposizioni applicabili in materia di protezione dei dati, qualsiasi trasferimento di dati in tali paesi non richiede una separata approvazione ufficiale ovvero un accordo distinto.

8. I Suoi diritti di interessato e il Suo diritto di presentare reclamo presso l’autorità di controllo

Come interessato, potrà esercitare certi diritti nei nostri confronti ai sensi del GDPR e altre disposizioni applicabili in materia di protezione dei dati, con specifico riferimento al Codice. Il seguente punto contiene spiegazioni relative ai Suoi diritti come interessato ai sensi del GDPR e del Codice.

          8.1 Diritti degli interessati

Come interessato, ha in particolare i seguenti diritti ai sensi del GDPR nei confronti di GriMas:
• Diritto di accesso (art. 15 GDPR): potrà richiedere in qualsiasi momento che Le siano fornite informazioni sui Suoi Dati da noi conservati. Tali informazioni si riferiscono, fra le altre cose, alle categorie di dati da noi trattati, le finalità del trattamento, la provenienza dei Dati nel caso in cui non li avessimo ottenuti direttamente da Lei, nonché i destinatari a cui potremmo aver trasferito i Suoi Dati, ove applicabile. Potrà ricevere una copia gratuita dei Suoi Dati che costituiscono oggetto del contratto. Se desidera ottenere ulteriori copie, ci riserviamo il diritto di richiedere un corrispettivo.
• Diritto di rettifica (art. 16 GDPR): potrà richiedere una rettifica dei Suoi Dati. Adotteremo misure adeguate e finalizzate a far sì che i Suoi Dati da noi conservati e trattati in modo continuativo, siano mantenuti corretti, completi, aggiornati e pertinenti, sulla base delle informazioni più recenti forniteci.
• Diritto di cancellazione (art. 17 GDPR): potrà richiedere la cancellazione dei Suoi Dati, purché sussistano le relative condizioni previste dalla legge. Per esempio, ciò potrebbe verificarsi in base all’art. 17 del GDPR:
– se i Dati non sono più necessari in relazione alle finalità per cui erano stati raccolti o altrimenti trattati;
– se revoca il consenso su cui si basa il trattamento dei dati, e non sussiste altro fondamento giuridico per il trattamento;
– se si oppone al trattamento dei Suoi Dati e non vi sono motivi legittimi prevalenti per procedere al trattamento, ovvero se si oppone al trattamento dei dati per finalità di marketing diretto;
– se i Dati sono stati trattati in modo illecito; fatto salvo che il trattamento sia necessario:
– per l’adempimento di un obbligo legale previsto dal diritto dell’Unione o dello Stato membro cui è soggetto il titolare del trattamento;
– per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto o pretesa legale.
• Diritto di limitazione di trattamento (art. 18 GDPR): potrà ottenere una limitazione del trattamento dei Suoi Dati
– se contesta l’esattezza dei Dati, per il periodo che ci permette di verificare l’esattezza di tali Dati;
– se il trattamento è illecito e Lei si oppone alla cancellazione dei Suoi Dati e richiede invece che ne sia limitato l’utilizzo;
– se non necessitiamo più dei Suoi Dati, ma questi sono per Lei necessari per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria;
– se si è opposto al trattamento in attesa della verifica in merito all’eventuale prevalenza dei nostri motivi legittimi, in qualità di titolare del trattamento, rispetto ai Suoi.
• Diritto alla portabilità dei dati (art. 20 GDPR): Lei ha diritto a ricevere una copia dei Suoi Dati da Lei precedentemente forniti direttamente a GriMas. Su Sua esplicita richiesta, trasferiremo i Suoi Dati – nella misura in cui ciò sia tecnicamente fattibile – a un altro titolare del trattamento.
• Diritto di opposizione (art. 21 GDPR): potrà opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla Sua situazione particolare, al trattamento dei Suoi Dati, ai sensi dell’art. 6, paragrafo 1, lettere e) o f) del GDPR, oppure qualora i dati personali siano trattati per finalità di marketing diretto. In tal caso, non tratteremo più i Suoi Dati. Quest’ultima condizione non si applica se possiamo dimostrare l’esistenza di motivi legittimi cogenti che giustifichino il trattamento e che prevalgano sui Suoi interessi, ovvero se necessitiamo dei Suoi Dati per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria.
• Diritto di richiedere una copia delle misure di protezione (art. 13 GDPR) predisposte per quanto riguarda il trasferimento dei dati verso paesi terzi, se applicabile.
• Diritto di revocare il consenso in qualsiasi momento (art. 13 GDPR) – qualora il trattamento sia basato sul consenso – senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca, inviando la relativa richiesta ai contatti sotto riportati oppure tramite le modalità tecniche eventualmente rese disponibili da GriMas per il relativo trattamento.

          8.2 Termini di adempimento in relazione ai diritti degli interessati

Cerchiamo sempre di gestire le richieste entro un periodo di 30 giorni. Tuttavia, tale periodo potrà essere prorogato per motivi relativi al diritto specifico dell’interessato o alla complessità della Sua richiesta.

          8.3 Limitazione relativa alla comunicazione di informazioni in fase di adempimento degli obblighi attinenti ai diritti degli interessati

In certe situazioni, potremmo non essere in grado di fornirle le informazioni su tutti i Suoi Dati a causa di disposizioni di legge. Qualora fossimo costretti in tal caso a declinare la Sua richiesta di informazioni, chiariremo al contempo le ragioni del nostro diniego.

          8.4 Reclamo presso l’autorità di controllo

Laddove non ritenesse esaustivo il riscontro fornitole da GriMas ad eventuali Sue richieste e/o segnalazioni Lei ha diritto a presentare un reclamo presso un’autorità competente in materia di protezione dei dati, ai sensi dell’art. 77 del GDPR.
Qui di seguito trova i recapiti dell’Autorità locale competente in materia di protezione dei dati: Garante per la protezione dei dati personali. Recapiti disponibili su:

www.garanteprivacy.it/web/guest/home/footer/contatti

9. Riferimenti normativi

Il testo completo del GDPR può essere consultato accedendo al seguente link:

Gazzetta Ufficiale L119

L’ulteriore normativa nazionale rilevante in ambito protezione dei dati può essere consultata sul sito web del Garante accessibile al seguente link:

www.garanteprivacy.it

10. Modifiche alle presenti informazioni sulla protezione dei dati

Se vi dovessero essere modifiche sostanziali con riferimento al modo in cui i Suoi Dati sono trattati, La informeremo tempestivamente di tali modifiche.

11. Contatti

Eventuali richieste di informazione e per l’esercizio dei Suoi diritti potrà contattare la GriMas ai recapiti presenti nel sito nella sezione:

contatti

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